Datenschutz » Strohhexen

Datenschutzerklärung

Einleitung

Der Vorstand und der Hexenrat des Vereins Nöttinger Narrenzunft e.V. betrachtet die informationelle Selbstbestimmung und den Schutz der Daten als hohes Gut ‐ sowohl in Hinsicht auf die Mitglieder, wie auch in Bezug auf andere Betroffene (z.B. Geschäftspartner). Der Verein wird den Verpflichtungen aus den rechtlichen Vorgaben zum Datenschutz (DS‐ GVO und nationale Normen) nachkommen und regelt die Grundzüge der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten durch diese Datenschutzerklärung.

Grundsätzliches
1. Gesetzliche Grundlagen

Im Verein werden personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt sowohl unter Verwendung von automatisierten Datenverarbeitungsanlagen als auch in manueller Dokumentation. Der Verein unterliegt damit den Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie der ab 25. Mai 2018 geltenden EU‐ Datenschutz‐Grundverordnung (EU‐DSGVO).

1. Begriffsbestimmungen

Personenbezogene Daten: alle Daten, die zur Identifizierung einer natürlichen Person dienen, sowie darüber hinaus sämtliche Informationen, die etwas über die persönliche oder tatsächliche Situation einer Person aussagen.

Erheben: Datenbeschaffung durch Befragung oder Ausfüllen von Formularen. Verarbeiten: Speichern von Daten, Verändern, Übermitteln, Sperren, Löschen, Anonymisieren.

Nutzen: Verwendung von personenbezogenen Daten für die Verwaltung und Betreuung von Vereinsmitgliedern.

Im weiteren Verlauf der Datenschutzerklärung des Vereins wird der Begriff

„Datennutzung“ als Sammelbegriff für das Erheben, Verarbeiten und Nutzen von personenbezogenen Daten verwendet.

Verantwortliche Stelle: jede Institution oder Person, die personenbezogene Daten für sich selbst erhebt, verarbeitet oder nutzt.

Betroffener: natürliche Person, deren Daten genutzt werden

1. Zulässigkeit der Datennutzung

Eine Datennutzung ist nur zulässig, sofern es eine Vorschrift des BDSG, der EU‐DSGVO oder eine sonstigen Rechtsvorschrift erlaubt oder der Betroffene eingewilligt hat.

Erhebung personenbezogener Daten durch den Verein
1. Erhebung von Daten der Vereinsmitglieder

Folgende Daten sind notwendige Daten zur Verfolgung der Vereinsziele und zur Betreuung und Verwaltung der Mitglieder:

Name
Anschrift
Geburtsdatum
Mobilnummer
E‐Mail Adresse
Funktion im Verein

g) Bei Minderjährigen eine Notfallrufnummer eines Sorgeberechtigten

Alle weiteren Daten, die vom Verein im Rahmen der Aufnahme als Mitglied, der Anmeldung zu Veranstaltungen oder sonstigen Datenerhebungen erfolgen, sind freiwillig. Hierauf wird bei Erhebung der Daten hingewiesen.

Zu den freiwilligen Daten im Rahmen der Verwirklichung der Vereinsziele sowie der Verwaltung und Betreuung der Mitglieder gehören in nicht abschließender Aufzählung unter anderem:

Telefonnummer, E‐Mail‐Adresse, Einwilligungserklärungen zu Rechten am eigenen Bild, Bekleidungsgrößen, sportartenrelevante körperliche Beeinträchtigungen, Allergien, Kontodaten.

2.2. Erhebung von Daten Dritter

Der Verein erhebt Daten von anderen Personen als von Vereinsmitgliedern (Lieferanten, Gästen, Zuschauern, Besuchern, Teilnehmern an Veranstaltungen) soweit dies für berechtigte Interessen des Vereins notwendig ist und keine besonderen Schutzbedürfnisse der Betroffenen bestehen.

Bei Gästen, Zuschauern und Besuchern beschränkt sich dies im Regelfall auf die Legitimation der Anwesenheit, also Identifizierung als Angehöriger eines Vereinsmitglieds oder sonstiger Interessent. Bei Teilnehmern an Veranstaltungen, welche letztlich dem Versicherungsschutz des Vereins unterliegen, erhebt der Verein notwendige und freiwillige Daten analog dem in Ziffer 2.1 beschriebenen Umfang und Verfahren.

Speicherung personenbezogener Daten
1. Technische und organisatorische Maßnahmen

Der Verein trifft Maßnahmen nach Stand der Technik, um die Sicherheit personenbezogener Daten in automatisierten Datenverarbeitungssystemen sowie in analogen Dokumenten zu gewährleisten.

Hierzu gehören:

‐ Zugangskontrolle und Beschränkung zu den Datenverarbeitungssystemen (online/offline) über Benutzername und Passwort.

‐ Kennwörter haben mindestens 8 Zeichen und enthalten neben Buchstaben auch Ziffern und Sonderzeichen.

‐ Unsere Datenverarbeitungssyteme sind durch Firewallsysteme und Virenscanner gegenüber der Außenwelt geschützt.

‐ Verschlüsselte Kommunikation über Mail‐Accounts (SSL/TLS) bei Mitteilungen, die personenbezogene Daten enthalten.

‐ Zugangsbeschränkung zu analogen Dokumenten (Schloss).

‐ Vereinshomepage hat neben dem öffentlichen Bereich einen geschützten Bereich, der nur bestimmten Benutzergruppen vorbehalten ist. Dieser Bereich erfordert eine Anmeldung durch den Benutzer.

‐ Alle Personen, die Zugang zu Mitgliederdaten haben, werden schriftlich auf die Wahrung des Datengeheimnisses verpflichtet.

1. Nutzung privater Endgeräte

Private Endgeräte dürfen zur Verarbeitung personenbezogener Daten verwendet werden. Durch geeignete Maßnahmen ist sicherzustellen, dass eine unbefugte Nutzung oder ein Abhandenkommen der Daten ausgeschlossen ist.

Nutzung von personenbezogenen Daten
1. Nutzung von Mitgliederdaten

Der Verein erhebt Daten ausschließlich für den Zweck der Verfolgung eigener Vereinsziele und zur Mitgliederbetreuung und Verwaltung.

1. Nutzung von Daten Dritter

Daten Dritter werden ausschließlich genutzt, soweit dies für die Verfolgung eigener Vereinsziele notwendig ist. Hierbei beschränkt sich die Nutzung auf diejenigen Zwecke, für die der Verein Daten erhoben oder erhalten hat.

1. Nutzung der Daten des Vereins für Spendenaufrufe und Werbung

Der Verein nutzt die Daten seiner Vereinsmitglieder nur für Spendenaufrufe und Werbung zur Erreichung der eigenen Ziele des Vereins. Die Nutzung von Mitgliederdaten für die Werbung Dritter, beispielweise Arbeitgebern oder Angehörigen von Vereinsmitgliedern erfolgt nur nach ausdrücklicher Zustimmung der Mitglieder.

Verarbeitung personenbezogener Daten und Übermittlung
1. Datenübermittlung an Vereinsmitglieder

Vereinsmitglieder haben, mit Ausnahme der Funktionsträger des Vereins, keinen Zugriff auf die personenbezogenen Daten anderer Mitglieder. Soweit im Einzelfall für die Organisation von Veranstaltungen notwendig, können jedoch Kontaktdaten in notwendigem Umfang an einzelne Mitglieder herausgegeben werden, ohne dass diese Funktionsträger sind, soweit die jeweils Betroffenen dem zustimmen.

1. Datenübermittlung an Sponsoren und Firmen zu Werbezwecken

Eine Datenübermittlung an Sponsoren und Firmen zu Werbezwecken findet nicht statt. Über Ausnahmen entscheidet die Mitgliederversammlung, beispielsweise im Rahmen einer Abstimmung über den Abschluss eines Gruppenversicherungsvertrages.

1. Veröffentlichungen im Internet

Im Internet (Homepage & soziale Netzwerke) wird von Funktionsträgern der Vor‐ und Zuname veröffentlicht. Zur Kommunikation mit Funktionsträgern wird ein Kontaktformular über eine vereinseigene Mailadresse bereitgestellt, dessen Inhalt über den Verantwortlichen für die Datenverarbeitung an den jeweiligen Funktionsträger weitergeleitet wird. Weitergehende personenbezogene Daten (Vita) der Funktionsträger werden nur mit ausdrücklicher Genehmigung im Internet veröffentlicht.

Bei Teilnahme von Vereinsmitgliedern an öffentlichen Veranstaltungen und Wettkämpfen werden die Namen der Teilnehmer und deren Ergebnisse bekanntgegeben. Die Veröffentlichung von Einzelfotos erfolgt nur, soweit das Vereinsmitglied dem ausdrücklich zustimmt. Eine entsprechende Abfrage erfolgt bereits mit dem Aufnahmeantrag. Jedem Vereinsmitglied steht das Recht zu, diese Erlaubnis zur Veröffentlichung für den Einzelfall oder insgesamt zu widerrufen

1. personenbezogene Auskünfte an die Presse und andere Massenmedien Pressemitteilungen und Auskünfte gehören zur normalen Öffentlichkeitsarbeit eines Vereins. Personenbezogene Daten werden in diesem Rahmen nur dann veröffentlicht, wenn es sich um einen Bericht über eine sowieso öffentliche Veranstaltung handelt und schutzwürdige Interesse der Mitglieder dem nicht entgegenstehen.

1. Übermittlung für Zwecke der Wahlwerbung

Eine Datenübermittlung zum Zwecke der Wahlwerbung findet nicht statt.

1. Übermittlung an Gemeindeverwaltungen

Verlangen Gemeindeverwaltungen im Rahmen der Nachweisführung der ordnungsgemäßen Verwendung von Zuwendungen die Vorlage von Listen mit Namen der Betroffenen, ist der Verein zur Übermittlung entsprechender notwendiger Daten berechtigt.

1. Kreis der Zugriffsberechtigten auf Daten

Die Mitglieder des Vorstandes und Hexenrates, sowie der Verantwortliche für die Datenverarbeitung erhalten Vollzugriff auf die persönlichen Daten inklusive der Ergänzung, Änderung und Löschung von Daten.

Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten
1. Umsetzung rechtlicher Vorgaben

Das Verfahren zur Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten richtet sich nach §35 BDSG bzw. Art. 16 und 17 EU‐DSGVO.

Personenbezogene Daten sind zu berichtigen, wenn diese unrichtig sind. Personenbezogene Daten müssen gelöscht werden, wenn:

‐ ihre Speicherung unzulässig ist

‐ die Kenntnis der Daten zur des Zwecks der Speicherung nicht mehr notwendig ist

‐ der Sachverhalt, zu dem die Daten gespeichert wurden, erledigt ist und seid Entstehung des Grundes der Datenerhebung mehr als 3 Jahre vergangen sind

‐ der Betroffene dies verlangt.

Anstelle der Löschung sind personenbezogene Daten für die weitere Verarbeitung zu sperren, wenn für Sachverhalte, für die diese Daten erhoben wurden, besondere Aufbewahrungsfristen gelten. Dies betrifft in nicht abschließender Aufzählung: Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und Verwendungsnachweise in Zusammenhang mit öffentlicher Förderung.

Gleiches trifft zu, wenn die personenbezogenen Daten Bestandteil rechtlicher Ansprüche für oder gegen den Verein sind.

Personenbezogene Daten werden gesperrt, soweit ihre Richtigkeit vom Betroffenen bestritten wird und sich weder die Richtigkeit noch Unrichtigkeit feststellen lässt.

Soweit gesperrte oder gelöschte personenbezogene Daten zu einem früheren Zeitpunkt nach Ziffer 5.3 dieser Ordnung veröffentlicht wurden, wird der Verein unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologien und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen treffen, auch Links zu den personenbezogenen Daten zu löschen (Recht auf Vergessen).

Beim Ausscheiden oder Wechseln von Funktionsträgern wird sichergestellt, dass sämtliche Mitgliederdaten entweder ordnungsgemäß gelöscht oder an einen anderen Funktionsträger des Vereins übergeben werden und keine Kopien und Dateien und auch keine Zugriffsberechtigungen beim bisherigen Funktionsträger verbleiben.

6.2. technische Beschreibung der Datenlöschung

Personenbezogene Daten in automatisierten Datenverarbeitungssystemen werden durch Entfernen des entsprechenden Datensatzes gelöscht. Da zur Aufrechterhaltung der Datenintegrität und Datensicherheit jedoch von der Datenbank nach Ziffer 3 dieser Ordnung Sicherheitskopien gefertigt werden, setzt der Verein die sichere Löschung von personenbezogenen Daten wie folgt um:

‐ Sicherungskopien der Datenbank werden spätestens 3 Jahre nach Erstellung der Sicherung durch mehrfaches Überschreiben sicher gelöscht.

‐ einzelne personenbezogene Daten, die nicht in einem Datenverarbeitungssystem, sondern manuell erfasst wurden, wie eingescannte Dokumente, werden, sobald die Notwendigkeit für deren Speicherung entfällt, durch mehrfaches Überschreiben der einzelnen Datei sicher gelöscht.

‐ E‐Mails, die personenbezogene Daten enthalten, werden durch Löschen und anschließendes Leeren des Ordners mit gelöschten Elementen gelöscht.

‐ Datenträger des Vereins, auf denen personenbezogene Daten gespeichert wurden, werden durch mehrfaches Überschreiben des gesamten Datenträgers sicher gelöscht, bevor eine Weitergabe an Dritte oder Entsorgung erfolgt.

‐ manuell erfasste oder dokumentierte personenbezogene Daten in Papierform werden zur Vernichtung gesammelt (hierbei weiterhin als zu schützende Daten behandelt) und vom Verein vernichtet.

Organisatorisches
1. Bestellung eines Datenschutzbeauftragten

Nach Prüfung des gesetzlichen Grundlagen (BDSG und EU‐DSGVO) stellt der Verein fest, dass weniger als 10 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind und personenbezogene Daten nicht zum Zweck geschäftsmäßiger Übermittlung dienen (Datenhandel). Somit liegt keine gesetzliche Verpflichtung vor, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Der Vereinsvorstand kümmert sich daher selbst um die Einhaltung des Datenschutzes durch den Verein.

1. Verpflichtung auf Wahrung des Datengeheimnisses

Alle Personen, die Zugang zu Mitgliederdaten haben, werden schriftlich auf die Wahrung des Datengeheimnisses verpflichtet.

1. Inkrafttreten

Vorstehende Datenschutzerklärung wurde durch den Vorstand der Nöttinger Narrenzunft

e.V. am 01.05.2018 beschlossen und ist in Kraft getreten.

© Quellenangabe

Diese Datenschutzerklärung wurde erstellt unter Verwendung der Handreichungen des Landesbeauftragten für den Datenschutz Baden‐Württemberg⇗ und wurde entsprechend individuell angepasst.

Hinweise zum Schutz Deiner Daten

Mit diesen Hinweisen informieren wir Dich über die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten durch den Verein Nöttinger Narrenzunft e.V. und die Dir zustehenden Rechte nach der neuen Datenschutzgrundverordnung DS‐GVO.

Verantwortung für die Datenverarbeitung

Nöttinger Narrenzunft e.V.

1. Vorstand Benedict Förster Dammstraße 10

75236 Kämpfelbach

Telefon: 0151 42049859

E‐Mail: info@noettinger‐narrenzunft.de

Datenschutzbeauftragter

Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz‐Grundverordnung (DS‐GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Personenbezogene Mitgliederdaten werden nur zur Erreichung des satzungsgemäßen Vereinszwecks und zur Mitgliederverwaltung erhoben, gespeichert und verarbeitet. Es handelt sich insbesondere um folgende Mitgliederdaten:

Name und Anschrift, Geburtsdatum, E‐Mail, Adresse, Telefonnummer (Festnetz und Mobil), Funktion im Verein und bei Minderjährigen eine Notfallnummer eines Sorgeberechtigten.

Damit der Verein Nöttinger Narrenzunft e.V. seine satzungsmäßige Zwecke erfüllen kann, ist Deine ausdrückliche Einwilligung erforderlich (siehe Dokumente

„Einwilligungserklärungen“).

Kategorie von Empfängern der personenbezogenen Daten Interne Empfänger:

Innerhalb des Vereins erhalten diejenigen Stellen Deine Daten, die diese zur Erfüllung des Vereinszwecks und zur Ausführung des Fastnachtsbetriebes benötigen, wie z.B. Mitglieder des Hexenrats.

Externe Lieferanten und Dienstleister:

Wir bedienen uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil externer Dienstleister, wie z.B. Versicherungen, Banken.

Weitere Empfänger:

Darüber hinaus können wir Deine personenbezogenen Daten an weitere Empfänger übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z.B. Finanzbehörden oder der Gemeindeverwaltung).

Wahrung des Datengeheimnisses

Alle Vereinsmitglieder, die Zugang zu Mitgliederdaten haben, werden schriftlich auf die Wahrung des Datengeheimnisses verpflichtet.

Pressearbeit

Mit dem Fastnachtsbetrieb und anderen satzungsgemäßen Veranstaltungen veröffentlichen wir personenbezogenen Daten und Foto unserer Mitglieder im Gemeindeblatt Remchingen, in unserer Vereinszeitung, auf unserer Vereinshomepage, auf Facebook und übermittelt Daten und Fotos an Printmedien. Auch Ehrungen und Geburtstage der Mitglieder werden auf diesen Medien veröffentlicht. Es werden bei dieser Gelegenheit Fotos von Mitgliedern und folgende personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht: Name, Vereins‐

sowie Abteilungszugehörigkeit und deren Dauer,

Funktion im Verein und – soweit erforderlich –, Geburtsjahrgang oder Geburtstag.

Wir weißen darauf hin, dass trotz aller Maßnahmen zur Gewährung des Datenschutzes die im Internet oder in der Presse veröffentlichen Daten auch in Staaten abrufbar

sind, die keine der Bundesrepublik Deutschland vergleichbaren Datenschutzbestimmungen kennen. Ferner können wir nicht garantieren, dass diese Daten dann vertraulich bleiben, die inhaltliche Richtigkeit fortbesteht und die Daten nicht verändert werden können.

Datenübermittlung in ein Drittland

Eine Übermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb der Europäischen Union) ist nicht geplant und findet nur mit Deiner Einwilligung statt.

Dauer der Datenspeicherung

Wir löschen Deine personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind.

Darüber hinaus ergibt sich die Speicherdauer der personenbezogenen Daten auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die z.B. nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) in der Regel drei Jahre und in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

Entsprechende gesetzliche Nachweis‐ und Aufbewahrungspflichten ergeben sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahren.

Deine Datenschutzrechte

Du kannst unter der o.g. Adresse Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten Daten verlangen. Darüber hinaus kannst Du eine Berichtigung verlangen, wenn wir unrichtige Daten zu Deiner Person gespeichert haben. Ebenso hast Du das Recht, unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung die Vervollständigung Deiner personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn wir unvollständige Daten gespeichert haben. Zudem kannst Du unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Deiner Daten verlangen. Dir kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Deiner Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Dir bereitgestellten Daten

in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen.

Widerspruchsrecht

Du hast das Recht, einer Erhebung, Verarbeitung und Speicherung Deiner personenbezogenen Daten jederzeit ohne Angaben von Gründen zu widersprechen. Du kannst den Widerruf entweder postalisch oder per E‐Mail an die o.g. Adresse übermitteln.

Beschwerderecht

Du hast das Recht, sich mit einer Beschwerde an eine Datenschutzaufsichtsbehörde jederzeit zu wenden. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden‐Württemberg Königstraße 10a, 70173 Stuttgart

Einwilligung zur Verwendung von Personenabbildungen

Hiermit willige ich,

Herr / Frau:

wohnhaft in:

geboren am:

Erziehungsberechtigte/r von:

in die Anfertigung, Nutzung und Veröffentlichung von Fotos oder Videos meiner Person bzw. meines minderjährigen Kindes durch den Verein Nöttinger Narrenzunft e.V. oder durch von diesen beauftragten Fotografen ein. Die Einwilligung gilt für die Verwendung der Fotos und Videos für nachfolgende Zwecke:

Zur Veröffentlichung und Verbreitung in den Publikationen des Vereins, z.B. Gemeindeblatt Remchingen, Vereinszeitung, sowie in Printmedien.

Zur Veröffentlichung im Internet auf den Internetseiten des Vereins, sowie auf der Facebook Seite und Instagram des Vereins.

Die Einräumung der Rechte erfolgt ohne Vergütung und umfasst das Recht zur Bearbeitung, soweit die Bearbeitung nicht entstellend ist.

Meine Einwilligung ist bei Einzelabbildungen jederzeit für die Zukunft widerruflich. Bei Mehrpersonenabbildungen ist meine Einwilligung unwiderruflich, sofern nicht eine Interessensabwägung eindeutig zu meinen Gunsten ausfällt.

Im Falle des Widerrufs dürfen entsprechende Einzelabbildungen zukünftig nicht mehr für die oben genannten Zwecke verwendet werden und sind unverzüglich aus den entsprechenden Veröffentlichungen zu löschen.

Ort und Datum: Unterschrift:

(Bei Minderjährigen Unterschrift eines Erziehungsberechtigten)

Einwilligungserklärung zum Datenschutz für Vereinsmitglieder

Name, Vorname Mitgliedsnummer

Einwilligung zur Datenerhebung, ‐verarbeitung und –nutzung

Ich bin damit einverstanden, dass der Verein Nöttinger Narrenzunft e.V. meine Personalien (Name, Anschrift, Geburtsdatum, E‐Mail Adresse, Telefonnummer, bei Minderjährigen eine Notfallnummer eines Sorgeberechtigten oder vergleichbare Daten) erhebt, speichert, nutzt und den Funktionsträgern zur Verfügung stellt. Die Daten werden ausschließlich dazu verwendet, die Mitglieder zu verwalten, sowie mich in allen Angelegenheiten, die dem Fastnachtsbrauchtum dienen, optimal und umfassend zu informieren, zu beraten und zu betreuen.

Die vorstehende Einwilligungserklärung ist freiwillig. Ich kann sie jederzeit widerrufen

Einwilligung zur Veröffentlichung im Internet

Ich erlaube dem Verein meine Daten im Internet oder in der Presse zu veröffentlichen.

Der Vereinsvorstand weist hiermit darauf hin, dass trotz aller Maßnahmen zur Gewährung des Datenschutzes diese Daten auch in Staaten abrufbar sind, die keine der Bundesrepublik Deutschland vergleichbaren Datenschutzbestimmungen kennen.

Weiterhin kann bei einer Veröffentlichung von personenbezogenen Mitgliederdaten im Internet ein umfassender Datenschutz nicht garantiert werden, d.h. es kann nicht garantiert werden, dass diese Daten vertraulich bleiben, die inhaltliche Richtigkeit fortbesteht und die Daten nicht verändert werden können.

Die vorstehende Einwilligungserklärung ist freiwillig. Ich kann sie jederzeit widerrufen.

Ich bestätige das Vorstehende zur Kenntnis genommen zu haben und willige ein, dass der Verein Nöttinger Narrenzunft e.V. folgende Daten veröffentlichen darf (bitte ankreuzen):

Allgemeine Daten Spezielle Daten von Funktionen

Vorname Anschrift
Name  Telefonnummer
Eigene Fotografien  Faxnummer
Fremde Fotografien E‐Mail Adresse
sonstige Daten:  Funktion im Verein

(z.B. namentliche Erwähnung in Berichten, Leistungsergebnisse, Mannschaftsgruppe)

Das Merkblatt „Datenschutzhinweise“ habe ich erhalten.

Ort und Datum: Unterschrift:

(Bei Minderjährigen Unterschrift eines Erziehungsberechtigten)

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten bildet die praktizierente Datenverarbeitung beim Umgang mit personenbezogenen Daten ab.

Name und Anschrift der verantwortliche Stelle Nöttinger Narrenzunft e.V.

Dammstraße 10

75236 Kämpfelbach

Vertretung
1. Vorstand: Benedict Förster
2. Vorstand: Toni Neubauer

1. Verantwortlicher für Datenverarbeitung

Benedict Förster Dammstraße 10

75236 Kämpfelbach

1. Zweck der Datenerhebung, ‐verarbeitung und –nutzung

Der Verein erhebt, verarbeitet und nutz personenbezogene Daten seiner Mitglieder (Einzelangaben über persönliche und sachliche Verhältnisse) unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen (EDV) zur Erfüllung seiner satzungsgemäßen Zwecke und zur Mitgliederverwaltung.

1. Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der verwendeten Daten

Es handelt sich um personenbezogene Daten vor allem der Mitglieder des Vereins. Soweit Nicht‐Mitglieder Leistungen des Vereins in Anspruch nehmen (zum Beispiel bei

„Kennenlernveranstaltungen“ oder als ehrenamtliche Helfer) werden auch deren Daten erhoben und verarbeitet, sofern dies für die Inanspruchnahme von Leistungen des Vereins oder die jeweilige Aufgabe erforderlich ist. Es handelt sich bei den Daten insbesondere um Name und Anschrift, Telefonnummern (Festnetz und Mobil) sowie E‐ Mail Adresse, Geburtsdatum, Funktionen im Verein und bei Minderjährigen eine Notfallnummer eines Sorgeberechtigten.

1. Mögliche Datenempfänger
  - Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten oder anfordern, wie z.B. Finanzbehörden, Gemeindeverwaltung.
  - Funktionsträger des Vereins, die an der Ausführung des Fastnachtsbetriebes und an der Erfüllung des Vereinszwecks beteiligt sind, wie z.B. Vorstand, Kassenwart, Häswart, Schriftführer.

Externe Auftragnehmer (Lieferanten und Dienstleistungsunternehmen), wie z.B. Versicherungen, Banken.

Übermittelt werden an die vorgenannten Stellen z.B. Namen und Alter der Mitglieder, Mitgliederanzahl, Namen der Vorstandsmitglieder mit Funktion, Anschrift, Telefonnummer, E‐Mail Adresse und Bankverbindung.

Regelfristen für die Löschung der Daten

Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflichten und –fristen erlassen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind. Beispielsweise betragen die Verjährungsfristen nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) in der Regel drei Jahre und die Nachweis‐ und Aufbewahrungspflichten nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) bis zu zehn Jahren.

Daten, die nicht unter die vorstehenden Aufbewahrungsfristen fallen, werden gelöscht, sobald diese nicht mehr für den Zweck der ursprünglichen Speicherung benötigt werden.

Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit

Folgende technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten werden vorgenommen:

- Zugangskontrolle und Beschränkung zu den Datenverarbeitungssystemen (online/offline) über Benutzername und Passwort.
- Kennwörter haben mindestens 8 Zeichen und enthalten neben Buchstaben auch Ziffern und Sonderzeichen.
- Die verwendeten Datenverarbeitungssyteme sind durch Firewallsysteme und Virenscanner gegenüber der Außenwelt geschützt.
- Verschlüsselte Kommunikation über Mail‐Accounts (SSL/TLS) bei Mitteilungen, die personenbezogene Daten enthalten.
- Zugangsbeschränkung zu analogen Dokumenten (Schloss).
- Vereinshomepage hat neben dem öffentlichen Bereich einen geschützten Bereich, der nur bestimmten Benutzergruppen vorbehalten ist. Dieser Bereich erfordert eine Anmeldung durch den Benutzer.
- Alle Personen, die Zugang zu Mitgliederdaten haben, werden schriftlich auf die Wahrung des Datengeheimnisses verpflichtet.

9. Personen, die im Verein auf Daten zugriffsberechtigt sind

Vorstandsmitglieder und Hexenratsmitglieder

10. Geplante Datenübermittlung an Drittstaaten

Eine Übermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb der Europäischen Union) ist nicht

geplant und findet nur mit Einwilligung statt.